Att bilda förening
Att bilda en förening är inte svårt. Det som behövs är att gruppen bildar en tillfällig styrelse, (en interimsstyrelse) och skriver ett förslag till stadgar. Dessa stadgar ska senare diskuteras och beslutas om på föreningens första medlemsstämma (Årsmöte) Interimsstyrelsens uppgift är att förbereda det första årsmötet då den riktiga styrelsen ska väljas av mötesdeltagarna.
Det innebär bland annat att ta fram förslag på:
- på vilka regler (stadgar) som ska gälla
- vad föreningen ska heta
- hur stor medlemsavgiften ska vara
- vilka som ska vara styrelseledamöter.
Interimsstyrelsen ska också kalla intresserade personer till årsmötet.
På årsmötet väljer medlemmarna även en styrelse som leder föreningens arbete mellan medlemsstämmorna. Föreningen väljer också en eller två revisorer som ska granska styrelsens arbete mellan årsmötena. Denna granskning ska göras för att styrelsen ska verka i enlighet med det som årsmötet beslutade om. Revisorerna ska också granska styrelsens sätt att sköta föreningens ekonomi.
Medlemmarna väljer även en valberedning som har till uppgift att ge förslag på personer som skulle vara passande för kommande styrelseuppdrag.
När föreningen har haft ett medlemsmöte då föreningen bildades, har antagit stadgar samt valt en styrelse så har föreningen blivit en juridisk person. Detta innebär att föreningen blir ett rättsubjekt som kan äga och inneha skulder, skriva avtal och vara part inför domstol.
Roller i en styrelse
En styrelse ska bestå av minst tre personer och där ordförande och kassör inte kan vara samma person. Hur många som ska ingå i styrelsen ska stå i föreningens stadgar. Förutom Ordförande, vice ordförande och kassör brukar man även ha 3-4 ordinarie ledamöter och två ersättare, som deltar när inte de ordinarie ledamöterna kan vara med.
Ordförandens roll är att leda styrelsen, vara sammankallande till möten och ha huvudansvaret för styrelsens arbete. Det är viktigt att den person som blir vald till ordförande har ett stort engagemang i föreningen och tid till att leda styrelsen.
Ofta är ordförande firmatecknare tillsammans med kassören. Det är styrelsen som beslutar vem som ska vara firmatecknare på det konstituerande mötet efter årsmötet. Att vara firmatecknare innebär att ha rätt att skriva under olika typer av avtal i föreningens namn. Det kan handla om att ta ut pengar från föreningens konto, betala fakturor eller skriva under en bidragsansökan.
Vice ordförande
Vice ordförande tar över ordförandeposten när ordförande har fått förhinder och inte kan närvara. Det är viktigt att vice ordförande därför har kunskap om vad ordförandes roll och uppgifter är i föreningen.
Kassören har hand om de övergripande ekonomiska uppgifterna. Man kan säga att kassören förvaltar föreningens ekonomiska tillgångar. Kassören är ansvarig att kontinuerligt informera om den ekonomiska situationen i föreningen. I de flesta mindre föreningar har kassören ansvar för att skriva förslag till budget, bokföra och göra bokslut. Kassören är ofta tillsammans med ordförande firmatecknare för föreningen. Kassören kan också vara ansvarig för att söka bidrag, från kommunen men även andra organisationer och myndigheter.
Valberedningen ska ge förslag till nya ledamöter till styrelsen och till revisorer. Årsmötet väljer vilka som ska sitta i valberedningen. Hur många ledamöter samt för hur lång mandatperiod de sitter, ska regleras i stadgarna. Utifrån föreningens verksamhet och dess behov ska valberedningen söka efter personer som tillsammans utgör en bra representation av föreningens medlemmar samt bidrar med kunskaper och erfarenheter till föreningens ledning.
Årsmöte
Årsmötet är föreningens högst beslutande organ. Det betyder att alla beslut som fattas på årsmötet ska verkställas av styrelsen under det kommande verksamhetsåret. Stadgarna anger när årsmötet ska hållas och hur långt i förväg kallelse ska skickas ut. Vanligast är att årsmötet hålls någon gång under första kvartalet och kallelsen ska skickas ut minst en månad i förväg.
Handlingar som ska vara klara inför årsmötet är bland annat
Dagordning
Kan ses som programmet för årsmötet. Genom att läsa denna vet medlemmarna vilka frågor föreningen ska ta besluta om på årsmötet.
Verksamhetsberättelse
Styrelsen berättar om vad som hänt under det gångna året. Medlemmarna ska under årsmötet ha möjlighet att kontrollera och korrigera det innehåll som finns i verksamhetsberättelsen innan denna godkänns.
Balans- och resultaträkning
Balansräkningen är en uppställning av föreningens tillgångar och skulder. Resultaträkningen är en redovisning av klubbens samtliga intäkter och kostnader. Innan årsbokslutet klubbas igenom ska medlemmarna få möjlighet att ställa frågor.
Revisionsberättelse
Ett utlåtande från revisorn efter dennes granskning.
Verksamhetsplan
Ett förslag från styrelsen om vilka områden och frågor som ska prioriteras under det kommande verksamhetsåret. Medlemmarna kan komma med egna frågor och förslag under årsmötet.
Förslag från medlemmarna (motioner)
De olika förslagen från styrelsen och medlemmarna ska behandlas under årsmötet.
Årsmötet beslutar om vilka personer som får förtroendeuppdrag i styrelsen, valberedningen och som revisorer. Medlemmarna ska på årsmötet ta ställning till huruvida styrelsen från föregående verksamhetsår har gjort ett bra jobb och om de beviljas ansvarsfrihet eller inte.
Medlemmarna ska känna till hur de kan lyfta olika förslag till beslut, så kallade motioner. Vanligtvis måste medlemmarna skicka in sina motioner en viss tid innan årsmötet. Styrelsen ska sedan kommentera och ge förslag till beslut.
Motionerna, kommentarerna och förslagen till beslut ska sedan skickas ut till årsmötesdeltagarna i god tid före årsmötet. På årsmötet röstar sedan medlemmarna om motionerna.
Konstituerande möte
Det konstituerande mötet ska hållas ganska snart efter årsmötet.
Det är vanligt att årsmötet väljer vem som ska bli ordförande i den nya styrelsen och sedan ett antal övriga ledamöter. Efter årsmötet fördelar styrelsen de andra posterna mellan de ledamöter som blivit valda på ett konstituerande sammanträde. På detta möte är det också lämpligt att välja vem som ska teckna föreningens firma. Detta innebär att ha rätt att skriva under olika typer av avtal i föreningens namn. Det kan handla om att ta ut pengar från föreningens konto, betala fakturor eller skriva under en bidragsansökan. Det vanliga är att föreningens ordförande och kassör tillsammans är firmatecknare.
Protokollet från det konstituerande mötet ska sedan skrivas och justeras. Efter det skrivs ett protokollsutdrag där paragrafen om vem eller vilka som tecknar föreningens firma ska framgå. Detta lämnas sedan till banken eller till plusgirot som behöver denna information.
Styrelsemöte
Det vanligaste är att styrelsen träffas en gång per månad. Det är oftast ordförande som är sammankallande och som skickar en kallelse, dagordning för mötet samt handlingar till de ärenden som ska behandlas. Detta skickas till samtliga ledamöter i god tid före mötet så alla har möjlighet att förbereda sig.
Under styrelsemötet ska det skrivas protokoll. Syftet med att skriva protokoll är att underlätta för föreningens medlemmar att se vad som har beslutats och diskuterats av styrelsen. Självklart underlättar det också för styrelsens arbete eftersom protokoll tydliggör vilka beslut som har fattats och hur ansvar har fördelats.